Is digitaal ondertekenen van een offerte rechtsgeldig?

Je bent start-up of hebt al jaren een lekker lopend bedrijf. Allemaal lekker, maar het gebeurt nog wel eens dat facturen onbetaald blijven. Dat is vervelend, maar vaak ligt het aan andere zaken dan je denkt. Wij deden een kort onderzoek en ontdekten namelijk dat het lang niet altijd aan onwil ligt van de klant.

Er zijn grof gezegd drie fouten die worden gemaakt door ondernemers bij het versturen van de factuur of offerte.

1. Wanneer moet je de algemene voorwaarden meesturen?

Ontzettend veel partijen sturen de algemene voorwaarden mee met de factuur. Dat is te laat. Je moet de voorwaarden meesturen met de offerte. Dit kan als PDF per mail en als je met geprinte versies werkt, dan mag het daarbij worden getoond. Er zijn natuurlijk uitzonderingen. Winkels hoeven overigens niet elke klant hun algemene voorwaarden te geven, zij mogen ernaar verwijzen.

 

Stuur je ze pas mee met de factuur, dan is de factuur eigenlijk een pro forma factuur en kan je de klant theoretisch gezien nooit dwingen om te betalen als hij dat niet wil. Je kunt een herinnering sturen als niet betaald wordt, maar weigert een klant echt te betalen dan zul je bot vangen bij de rechter.

2. Is een digitale handtekening voldoende voor een akkoord?

Een overeenkomst komt tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan. Als je een offerte verstuurt, dan is dat een aanbod. Zodra dit aanbod wordt geaccepteerd is sprake van een rechtsgeldige overeenkomst.

 

Dit kan mondeling, maar het is toch wel heel fijn als er schriftelijk bewijs is. Hiervoor kan je gebruik maken van de ouderwetse handgeschreven handtekening of de digitale handtekening die je online kunt versturen. Naast de offerte kan je ook een arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen, maar het is bij dergelijke contracten wel belangrijk dat je oplet. Niet alle bestanddelen van de arbeidsovereenkomst mogen digitaal ondertekend worden. Een voorbeeld hiervan is het concurrentiebeding.

3. Is het een factuur of offerte?

Ontzettend veel organisaties vragen om een factuur, maar bedoelen eigenlijk offerte. Opvallend genoeg bleek uit het onderzoek dat andersom ook voorkomt. Partijen die betalen terwijl het eigenlijk een offerte was. In dat laatste geval is de overeenkomst tot stand gekomen, doordat de betaling van de offerte acceptatie van het aanbod was.

 

Toch is het niet alleen voor incasso belangrijk dat duidelijk een overeenkomst is gesloten met geldende algemene voorwaarden. Aansprakelijkheid kan anders uitdraaien op een drama.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *